AI・DX推進を仕組みで支援する㍿しくみスタジオCEO | 創業135年の京都の環境計測機器メーカー㍿アナテック・ヤナコ7代目アトツギ | ex. Canva / ByteDance(Lark) / OBC | Notion Ambassador | 京大MBA←京工繊←法政 | お仕事のご依頼はDMまで📩
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Shodai Yanagimoto | 桺本頌大 retweeted
顧客の要望に場当たり的に対応してしまう組織は、業務の「構造」が見えていないことが多い。
構造が見えていないと、ひとつひとつの要望が全部「特別な対応」に見える。だから毎回ゼロから考え、毎回違うやり方で対応することになる。
逆に構造が見えていれば、「この要望はこのパターンの変形だ」と判断できる。
要望に振り回されないためには、要望に強くなるより先に、自分たちの業務の構造を理解することが大切だ。
仕事が自転車操業になってしまう人は、能力が低いのではなく、目の前のことしか見えていない状態に陥っていることが多い。目の前の作業だけを見ていると、対応はどうしても場当たり的になり、気づいたときには後手に回っている。後手に回るとまた目の前の対応に追われ、さらに先が見えなくなる。この悪循環から抜け出すには、忙しいときほど一度手を止めて全体を見ること。止まる時間はムダに見えて、実は一番効率のいい時間だったりする。
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現場が柔軟に対応してきた業務を無理にシステム化すると、「頑固親父」のようなシステムができあがる。
決められたこと以外は一切受け付けず、例外には対応できず、現場が工夫する余地を奪ってしまう。
特に経営層の意向だけで設計を進めると、現場の実態とかけ離れた仕組みになりやすい。
システムを作るときは、現場が「今どんな工夫で回しているか」を先に聞くこと。その工夫の中に、設計のヒントが詰まっている。
DXを進めているつもりで、実は「今のやり方を強化しているだけ」になっている会社は少なくない。紙をPDFにする、手入力をRPAにする、Excelをクラウドに移す。どれもデジタル化ではあるけれど、仕事の形そのものは何も変わっていない。その結果、変化に弱い非効率な状態を、将来にわたってデジタルで抱え込むことになる。DXの本質は「デジタルにすること」ではなく「仕事のやり方を変えること」。ここを取り違えないことが一番大切だ。
長期的な効率は、個人の頑張りではなく、仕組みから生まれる。頑張りで出した成果は、その人がいなくなったり、疲れたりした瞬間に失われる。一方で、仕組みで出した成果は、誰がやっても、いつやっても再現できる。短期的には頑張った方が早いことも多い。でも頑張りで回すほど、仕組みを作る時間はなくなっていく。忙しいときほど「この頑張りを仕組みに置き換えられないか」を考える。それが一番の長期投資だと思う。
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こういうときはこうするっていう暗黙知の言語化って難しい
＞トラブルのとき、音や雰囲気でわかる。でも、それをどう伝えればいいかはわからない
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長いPDFは、最近 Acrobat AI アシスタント( @creativecloudjp )に先に読ませてる。要約も、出典のページ探しも、ちょっとした修正もチャットで終わるのが楽なんよな
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業務設計には、すべてを予定どおりに動かそうとする「統制型」の発想がある。でも、それだけでは長期的にはうまくいかないことが多い。何故なら、現実の業務は想定外のことの連続で、すべてを事前に決めきることはできないから。決めた手順を完璧に守らせようとするほど、想定外の事態に弱い組織になっていく。大事なのは、ルールで縛ることではなく、状況に応じて微調整できる「余白」をあらかじめ設計しておくことだ。
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そもそも誰も読んでいない報告書を自動で作れるようにしても、それは業務改善とは言えない。作成時間はゼロになったかもしれない。でも、その報告書が何の役にも立っていないという事実は何も変わっていない。本当の改善は「どう速く作るか」ではなく「そもそも作る必要があるか」を問うところから始まる。自動化の対象を決める前に、その業務の目的をひとつずつ確認してみてほしい。
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仕事が早い人とは、作業スピードが速い人ではなく、必要のない作業を見極めてやめられる人のことだと思う。同じ10個の仕事があっても、全部を2倍速でこなす人より、3つを不要と判断して7つを丁寧にやる人の方が、結果的に早く、質も高い。スピードを上げるのには限界があるけれど、やらない判断には限界がない。「どうすれば速くできるか」の前に「これは本当にやる必要があるか」を考える癖をつけると、仕事の景色が変わる。
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業務というものは、放っておけば必ず膨張していく。何故なら、仕事は「足す理由」はいくらでも生まれるのに、「やめる理由」は誰も探さないから。ミスが起きればチェックが増え、要望が来れば手順が増える。でも、減る方向に働く力はほとんどない。だから業務の見直しは、問題が起きたときではなく、定期的に「やめるものを探す日」として設けた方が良い。業務のスリム化は、一度やって終わりではなく、歯磨きのような習慣だと思う。
Shodai Yanagimoto | 桺本頌大 retweeted
システム化の一番のリスクは、失敗することではなく「そのやり方が固定されてしまうこと」だと思う。手作業なら、おかしいと気づいた人がその場でやり方を変えられる。でもシステムになると、変えるには予算と承認と時間が必要になる。つまりシステム化とは、今のやり方に「変えにくさ」を足す行為でもある。だからこそ、システムに載せるのは、十分に磨き込まれた業務だけにした方が良い。
